راهنمای بارگذاری فایل اکسل سند توزیع تجهیزات پزشکی تولیدی (ثبت سند توزیع تجهیزات پزشکی تولید داخل) در سامانه ریجستر IMED
لیست مطالب
راهنمای بارگذاری فایل اکسل سند توزیع تجهیزات پزشکی تولیدی
ثبت سند توزیع تجهیزات پزشکی تولید داخل
به راهنمای تولیدکنندگان تجهیزات پزشکی، که برای مواد اولیه و یا قطعات ساخت ارز با نرخ ارز رسمی دریافت نموده اند خوش امدید .
مبنای اطلاعات این بخش ، آمار اپلود شده توسط اداره کل تجهیزات برای انبار مجازی تولید شرکت می باشد .
این سامانه به منظور اجرای بند 1 و 6 مصوبات جلسه ستاد اقتصادی دولت ابلاغی مورخه 18 مرداد 1397 اجرایی گردید. سامانه توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز رسمی، پس از برگزاری نشست های مشترک با حضور مسئولین وزارت بهداشت، انجمن و اتحادیه های تولیدکنندگان جهت پایش فرایند تامین و توزیع کالاهای ضروری طراحی و پیاده سازی گردیده است. تمامی اطلاعات قابل مشاهده در کارتابل توزیع ارزی شرکتها بر اساس آمار تولید اعلام شده توسط شرکتها جهت مواد اولیه و یا قطعات ساختی است که تامین ارز آن با نرخ رسمی بانکی بوده است.
در این سامانه یک سیستم انبار مجازی تجهیزات پزشکی ایجاد شده که به محض درج اطلاعات توزیع و یا تحویل به مراکز درمانی یا سایر موسسات پزشکی، تعداد کالا موجودی در انبار مجازی شرکت کاهش یافته و به انبار مجازی مراکز درمانی و یا توزیع کننده انتخاب شده افزوده خواهد شد.
بخش های مختلف سند توزیع تجهیزات پزشکی
یک سند توزیع یا حواله توزیع شامل چندین بخش است:
بخش اول اطلاعات صادر کننده سند که در حقیقت شرکت تولید کننده می باشد .
بخش دوم لیست کالاهای موجود در سند به همراه تعداد و فی قیمت ریالی هر یک از انها است . یعنی شرکت تعیین می کند کدان کالا /کالاها از انبار مجازی وی، به چه مقدار و با چه قیمتی توزیع شده است . لازم به ذکر است که انبار مجازی هر شرکت بر اساس اظهارات تسلیم شده وی به اداره کل تجهیزات تعریف و اطلاعات ان توسط اداره کل تجهیزات بارگزاری شده است .
بخش سوم اطلاعات دریافت کننده کالاها به همراه اسنادی مانند فاکتور فروش می باشد. به این معنی که شرکت صادرکننده سند باید مشخص نماید کالای معرفی شده در سند به چه موجودیت حقیقی یا حقوقی فروخته شده است و اسناد ان را نیز ضمیمه نماید. دریافت کنندگان می توانند مراکز درمانی ، ازمایشگاه ها ، داروخانه ها ، مطب ها ، لابراتوارها و… باشند .
در زمان ثبت هر سند توزیع، شرکت امکان انتخاب کالا /کالاهای موجود در لیست را به صورت انتخابی در اختیار دارد . همچنین شرکت می تواند از بارگزاری فایل اکسل جهت معرفی لیست کالاهای موجود در هر سند توزیع بهره بگیرد .
این سند راهنما سعی دارد تا شرکت را در زمینه معرفی لیست کالاهای هر سند توزیع از طریق بارگزاری فایل اکسل راهنمایی نماید:
راهنمای تصویری ثبت سند توزیع از طریق فایل Excel
ورود به فرم ثبت سند توزیع تولیدی:
زمانی که قصد ثبت سند توزیع برای یک دریافت کننده مثلا یک مرکز درمانی را دارید و تعداد ردیف کالاهای موجود در سند بسیار زیاد است، استفاده از امکان اکسل برای بارگزاری لیست کالاهای موجود در سند توزیع توصیه می شود. بنابراین در نظر داشته باشید که برای هر سند توزیع می بایست فایل اکسل مرتبط بارگزاری گردد .
جهت استفاده از این امکان به این شرح عمل نمایید :
پس از دانلود لیست کالاهای موجود در انبار مجازی درفایل اکسل ابتدا فایل اکسل را با فرمت xlsx. مجددا ذخیره نمایید .
در فایل ،لیست تمامی کالاهای موجود در انبار مجازی تولید به همراه تعداد کل و باقی مانده و توزیع شده قابل مشاهده می باشد. بهتر است رکوردهایی که فعلا نیازی به اپلود انها وجود ندارد، از فایل اکسل حذف شود.
در گام بعد اقدام به ثبت مقدار برای تعداد و فی قیمت ریالی در فایل اکسل بنمایید . لطفا ستونهای دیگر فایل را ویرایش نکرده و یا تغییری در ظاهر و فرمت فایل دانلودی اعمال نکنید .
توجه نمایید که باید برای ستونهای فی قیمت ریالی و تعداد در سند توزیع برای تمامی ردیف های مورد نظر در فایل مقدار ثبت شود. سپس فایل را ذخیره کنید . دقت نمایید که فرمت فایل باید اکسل از نوع xlsx. باشد .
در گام بعد در فرم ثبت سند توزیع کلید اپلود فایل اکسل انتخاب می شود .
فرم به این شکل تغییر خواهد کرد:
از کلید choose file جهت انتخاب فایل ذخیره شده استفاده نموده و بعد از انتخاب فایل اکسل اماده شده ،کلید بارگزاری فایل اکسل در سامانه را انتخاب نمایید .
منتظر بمانید تا فایل بارگزاری شده و سامانه به شما پیغام موفقیت امیز بودن نمایش دهد .ممکن است این بخش زمانبر باشد .
انواع پیام های دریافتی از سامانه
انواع پیغام هایی که ممکن است به شما در این مرحله نمایش داده شود :
• فایل با موفقیت بارگزاری شد:
به این معنی است که تمام ردیف های فایل اکسل با موفقیت بارگزاری شده و در لیست کالاهای انتخاب شده برای سند توزیع در پایین فرم نمایش داده می شود .
• برای حداقل یکی از ردیف های داخل فایل اکسل، مقدار ستون تعداد در سند توزیع تعیین نشده است .
به این معنی است که یکی از ستونهای فایل اکسل ، قلم اطلاعاتی تعداد در سند توزیع ناقص بوده و در نتیحه بارگزاری به درستی انجام نشده است . می بایست فایل اکسل را مجددا بررسی و تکمیل و سپس بارگزاری نمایید .
• برای حداقل یکی از ردیف های داخل فایل اکسل، مقدار ستون فی قیمت ریالی تعیین نشده است .
به این معنی است که یکی از ستونهای فایل اکسل ، قلم اطلاعاتی فی قیمت ریالی ناقص بوده و در نتیحه بارگزاری به درستی انجام نشده است . می بایست فایل اکسل را مجددا بررسی و تکمیل و سپس بارگزاری نمایید.
• فایل با موفقیت بارگزاری شد. ممکن است برخی از ردیف های فایل به دلیل مشکلاتی مانند تکراری بودن ،عدم وجود رکورد در سامانه و یا تغییر داده توسط کاربر بارگزاری نشده باشد .
این پیغام زمانی نمایش داده می شود که بخشی از فایل بارگزاری شده ولی برخی از ردیف های ان به دلیل یکی از مشکلات ذکر شده در متن پیغام بارگزاری نشده است .
راهکار سریع خالی کردن انبار مجازی IMED
راهنمای فایل XML زنجیره توزیع انبار مجازی تجهیزات پزشکی
باید به این نکته توجه کنیم که برخی شرکت های تجهیزات پزشکی دارای تعداد بالایی از فاکتور فروش هستند و راه حل ثبت دستی اطلاعات فروش کالای مشمول ارز دولتی و ثبت سند فاکتور برای تعداد بالای توزیع کالا در سامانه انبار مجازی تجهیزات پزشکی امری بسیار زمان بر و گاهی غیر ممکن است به این سبب طرح فایل XML زنجیره توزیع انبار مجازی تجهیزات پزشکی از طرف IMED برای کوتاه تر کردن زمان ثبت اطلاعات فاکتور فروش تجهیزات پزشکی و کسر از آمار انبار مجازی معرفی و جایگزین گردید.
طی تبدیل اطلاعات فاکتورهای فروش به XML توسط پیشرو سلامت پارس دیگر نیازی به بارگذاری فایل فاکتور نیست.
در این طرح اطلاعات هر نوع توزیع تجهیزات پزشکی حتی در تعداد بالا به فایل XML انبار مجازی تبدیل شده و بعد از تائید این فایل در سامانه به یکباره از تعداد کالای موجود در انبار مجازی تامین کننده یا توزیع کننده کاسته شده و به حالت توزیع و رفع تعهد درمی آید و به یکباره و بدون نیاز به آپلود فاکتور فروش از تعداد ترخیص شده انبار مجازی کاسته شده و به تعداد توزیع شده افزوده شده و تعداد باقی مانده کم و نهایتا صفر میشود.
فایل XML زنجیره توزیع را با سفارش برونسپاری به ما و یا تهیه نرم افزار کدینگ XML زنجیره تامین می توان ساخت و در سامانه IMED بارگذاری نمود.
در ادامه به راهنمای کامل ثبت راحت و سریع فاکتور فروش تجهیزات پزشکی و روال انجام این کار از طریق ساختار فایل XML خواهیم پرداخت.
