راهنمای ثبت اطلاعات توزیع کالای وارداتی (توزیع تجهیزات پزشکی وارداتی مشمول ارز نرخ رسمی) در سامانه ریجستر IMED

راهنمای توزیع کالای وارداتی مشمول تأمین ارز تجهیزات و ملزومات پزشکی

این سامانه یک سیستم انبار مجازی ایجاد شده از کالا‌های وارداتی ترخیص شده می‌باشد.

تمامی اطلاعات ترخیص ثبت شده در سامانه تیتک در سامانه انبار مجازی به تفکیک کد اظهار وIRC مرتبط با آن نمایش داده می‌شود که به محضدرج اطلاعات توزیع و یا تحویل به مراکز درمانی یا سایر مؤسسات پزشکی، تعداد کالای موجودی اولیه در انبار مجازی شرکت کاهش یافته و به انبار مجازی مراکز درمانی و یا توزیع‌کننده انتخاب شده افزوده خواهد شد.

قسمت های مختلف انبار مجازی تجهیزات پزشکی

۱- قسمت اول:

کالا‌های وارداتی با وضعیت تأمین ارز رسمی می‌باشد ) کد ثبت سفارش ارسالی سامانه جامع با وضعیت تأمین بانک یمشخص شده باشدانجام شده است.

قسمت اول این سامانه به منظور اجرای بند ۱ و ۶ مصوبات جلسه ستاد اقتصادی دولت، ابلاغی مورخه ۱۸ مرداد ۱۳۹۷ اجرایی گردید. سامانه توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز رسمی، پس از برگزاری نشست‌های مشترک با حضور مسئولین وزارت بهداشت، انجمن و اتحادیه‌های تولیدکنندگان و واردکنندگان، جهت پایش فرایند تأمین و توزیع کالا‌های ضروری طراحی و پیاده‌سازی گردیده است. تمامی اطلاعات قابل مشاهده در کارتابل توزیع ارزی شرکت‌ها بر اساس ترخیص واقعی کالا‌هایی است که تأمین ارز آن با نرخ رسمی بانکی بوده است.

۲- قسمت دوم:

کالا‌های وارداتی ترخیص شده‌ایی است که وضعیت تأمین آن از سوی سامانه جامع تجارت ایران مشخص نشده است یابصورت حداقل اسناد ترخیص شده‌اند.

کالا‌هایی که ترخیص با حداقل اسناد داشته و هنوز وضعیت تأمین ارز آن مشخص نشده است، در سامانه با وضعیت تأمین نامشخص ذکر شده است که می‌بایست نسبت به ثبت اطلاعات توزیع آن اقدام نمایند و پس از مشخص شدن وضعیت تأمین ارزی آن بانکی یا نیمایی ازسوی سامانه جامع تجارت ایران، تغییر وضعیت از نامشخص به بانکی یا نیمایی بصورت سیستمی انجام خواهد شد.

۳- قسمت سوم:

کالا‌های وارداتی ترخیص شده‌ایی است که وضعیت تأمین آن از سوی سامانه جامع تجارت ایران با وضعیت نیمایی مشخص شده است.

بر اساس اجرای ضوابط اختصاصی اقلام داروئی و تجهیزات و ملزومات پزشکی ماده ۲ دستورالعمل تبصره ۴ الحاقی ماده ۱۸ قانون مبارزه باقاچاق کالا و ارز که فروش کالا‌های تجهیزات و ملزومات پزشکی در زنجیره تأمین تا مصرف می‌بایست مشخص شود.

توجه:

۱- مرجع اطلاعات ترخیص سامانه تیتک و مرجع اطلاعات ارسالی وضعیت تأمین به ازای هر ثبت سفارش سامانه جامع تجارت ایران می‌باشد.
۲- کالا‌هایی که دارای سیاست توزیع و صدور حواله توسط اداره کل می‌باشد، در این لیست نمایش داده نخواهد شد و شرکت از کارتابل خود قادر بهثبت سند توزیع نمی‌باشد.
۳- الصاق سند تعهد توزیع کالای مشمول دریافت ارز رسمی برای یکبار ا لزامی می‌باشد.
۴- الصاق فاکتور‌های فروش هر سند توزیع الزامی می‌باشد.

صحت و درستی اطلاعات مستندات فرم تعهدنامه توزیع کالای مندرج در سامانه توزیع تجهیزات و ملزومات پزشکی که در سامانه تعهدات تکمیل و بارگذاری شده است، الزامی می‌باشد.

ثبت اطلاعات توزیع کالای وارداتی (توزیع تجهیزات پزشکی وارداتی مشمول ارز نرخ رسمی)

از تاریخ 21-10-1402 تمامی شرکتهای تامین کننده تجهیزات پزشکی، موظف به درج سری ساخت (شماره بچ یا لات نامبر) در فاکتورهای ثبت شده برای کالاها ی وارداتی خود می باشند. شرکت دراین فرم پس از افزودن ای ارسی –اظهار مورد نظر به لیست ایتم های یک فاکتور سیستمی و ذخیره موقت، اقدام به تعیین تعداد توزیع به تفکیک سری ساخت /بچ /لات نامبرهای نمایش داده شده می نماید. اطلاعات سری ساخت (شماره لات /بچ) ، بر اساس اطلاعات دریافتی از سامانه سازمان غذا و دارو، به صورت هفتگی در سامانه IMED بروز می گردد.

می دانیم که کلیه اطلاعات ترخیص کالاهای مشمول دریافت ارز با نرخ رسمی شرکت ، به عنوان انبار مجازی شرکت معرفی می شود.

لیست اطلاعات انبار مجازی هر شرکت به تفکیک IRC-اظهار به همراه تعداد موجودی انبار در فرم مربوط به صدور سند توزیع کالای مشمول ارز با نرخ ارز رسمی در دسترس شرکت ها می باشد.

طبق قوانین ، شرکتها می بایست با ثبت سند توزیع ، موجودی انبار مجازی خود را صفر نمایند به عبارتی می بایست اطلاعات فاکتور فروش مربوط به این اقلام را در سامانه “توزیع کالای مشمول ارز نرخ رسمی” ثبت نمایند.

هر سند توزیع را میتوان مشابه یک فاکتور در نظر گرفت که شامل نام خریدار، لیست کالاها، تعداد هر قلم کالا و فی قیمت ریالی هر یک از اقلام می باشد .

در فرم “توزیع کالای وارداتی مشمول ارز نرخ رسمی” شرکت می تواند پس از جستجو و یافتن کالای مورد نظر یا بدون انتخاب فیلتر خاص ، با انتخاب چک باکس کنار هر ردیف ، آن را به لیست سبد توزیع اضافه نماید. سپس برای هر یک از ردیف های اضافه شده، تعداد و فی قیمت ریالی را ثبت نماید. در صورت طولانی بودن لیست کالاهای هر سند ، بهتر است در فواصل مختلف کلید”ذخیره موقت لیست کالا” توسط کاربر انتخاب شود.

نام خریدار مرتبط با سند توزیع، در بخش نوع توزیع انتخاب می شود. در بخش نوع توزیع ،بر اساس آیتم انتخابی ممکن است اطلاعات متفاوتی از شرکت دریافت گردد .

در صورت نیاز اسناد مرتبط با توزیع نیز الصاق گردیده و سپس با انتخاب کلید ثبت نهایی سند توزیع ، سند توزیع از جانب شرکت صادر میگردد. بلافاصله به تعداد ثبت شده در سند توزیع از موجودی انبار مجازی هر یک از کالاهای موجود در سند توزیع، کسر شده و موجودی بروز می شود .

حال جهت تسهیل در ورود اطلاعات توزیع کالاهای مشمول ارز توسط شرکتهای تجهیزات پزشکی و بر اساس پیشنهادات دریافتی از کاربران، مقرر گردیده است تا امکانات جدیدی به این بخش اضافه شود .

در این سند، امکان اپلود یا بارگزاری لیست کالاهای موجود در هر سند توزیع به عنوان اولین امکان ایجاد شده ، شرح داده شده است. بنابراین برای استفاده از این امکان و آشنایی با قوانین و محدودیت های آن ، لطفا طبق گام های زیر اقدام نمایید:

مراحل ثبت سند توزیع کالای وارداتی مشمول ارز نرخ رسمی

گام اول:

دانلود فایل حاوی اطلاعات انبار مجازی:

با انتخاب کلید “دانلود فایل خروجی اکسل جهت ثبت اطلاعات توزیع” فایلی در قالب اکسل دانلود خواهد شد .

این فایل حاوی اطلاعات موجود در انبار مجازی شرکت می باشد. هر ردیف از این فایل، به یک کد IRC- اظهار شرکت اشاره می کند. لطفا این فایل اکسل را در قالب اکسل xlsx. ذخیره نمایید .
ممکن است به دلیل حجم بالای ردیف های کالایی موجود در انبار مجازی شرکت، دانلود این فایل زمانبر باشد . پیشنهاد می شود ابتدا با استفاده از کلید جستجو، خروجی اطلاعات را محدود نموده و سپس فایل اکسل را دانلود نمایید

گام دوم :

تکمیل فایل جهت بارگزاری

در این مرحله فایل دانلود شده تکمیل می شود. همانطور که قبلا ذکر شد این فایل شامل اطلاعات کاملی از ردیف های موجودی انبار مجازی شرکت می باشد که مشمول دریافت ارز دولتی بوده اند و از طرفی موجودی انها صفر نشده است. از جمله اطلاعاتی که در این فایل نمایش داده می شود تعداد موجودی اولیه ، تعداد باقی مانده و تعداد توزیع شده می باشد. تنها دو ستون جهت تکمیل در نظر گرفته شده و می بایست توسط شرکت تکمیل گردد: ستون تعداد و فی قیمت ریالی .

گام سوم :

بارگزاری اپلود فایل تکمیل شده

با انتخاب کلید اپلود فایل اکسل ، بخش زیر به کاربر نمایش داده می شود:

کاربر با انتخاب کلیدchoose fileانتخاب فایل ، فایل تکمیل شده را از مسیر مورد نظر انتخاب نموده و کلید “بارگزاری فایل اکسل در سامانه” را انتخاب می نماید.
پس از بارگزاری کامل –که ممکن است زمانبر باشد – تمام کالاهای فایل انتخابی در لیست کالاهای سند توزیع نمایش داده می شود .بخش پایین فرم

گام چهارم :

تکمیل سایر اطلاعات سند توزیع

پس از اطمینان از تکمیل لیست کالاهای موجود در سند توزیع ، خریدار کالا در بخش نوع توزیع انتخاب می شود. در صورت نیاز اسناد لازم الصاق شده و کلید “صدور نهایی سند توزیع” انتخاب می شود .

نکات مهم :

چون شرکت امکان انتخاب یک دریافت کننده در نوع توزیع را برای هر سند توزیع ،در اختیار دارد یک مراکز درمانی یا یک توزیع کنندگان یا یک ازمایشگاه ها یا یک دندان پزشک و…. بنابراین باید با در نظرگرفتن این موضوع،لیست اکسل تکمیل و نهایی گردد. به عنوان مثال اگر شرکتی فایل خروجی حاوی تمام اطلاعات انبار مجازی خود را دانلود نموده و تعداد و قیمت توزیع را برای تمام اقلام بدون توجه به خریدار کالانوع توزیع ثبت نماید سپس اقدام به اپلود فایل تکمیل شده نماید، با مشکل مواجه خواهد شد زیرا پس از بارگزاری ردیف های کالا ،نمی تواند بیش از یک مرکز را برای هدف توزیع خود انتخاب نماید .
محدودیتی در دفعات اپلود فایل اکسل برای هر سند توزیع وجود ندارد .
در صورت نیاز کاربر میتواند علاوه بر اپلود اکسل از روش قبلی نیز برای افزودن ردیف کالا به لیست کالاهای سند توزیع استفاده نماید .

دلایل رد فایل اسناد توزیع

ممکن است به دلایل زیر بارگزاری فایل با موفقیت انجام نشود:

برای حداقل یک ردیف در فایل اکسل ، فی قیمت ریالی ثبت نشده است o برای حداقل یک ردیف در فایل اکسل، ، تعداد توزیع ثبت نشده است.
تمام ردیف های موجود در فایل تکرای بوده و قبلا یکبار به لیست در این سند توزیع اضافه شده است .
فایل اکسل انتخابی جهت بارگزاری، دارای فرمت خروجی دریافتی از سیستم نبوده و یا انکه ستونهای فایل خروجی دریافتی از سامانه، توسط کاربر تغییر داده شده است.
ممکن است به دلایل زیر برخی از ردیف های موجود در اکسل انتخابی، به لیست اضافه نشود:
ستون هایی فراخوانی شده از سامانه توسط کاربر تغییر داده شده است. می دانیم که کاربر مجاز به ثبت مقدار برای دو ستون تعداد و فی قیمت ریالی می باشد. ستون های دیگر به هیچ وجه نباید توسط کاربر ویرایش شود .
ردیف قبلا توسط کاربر به سند توزیع اضافه شده است بدان معنی که تکراری است.

نکات مهم ثبت توزیع کالا در انبار مجازی تجهیزات پزشکی:

1. تا دو هفته پس از ثبت سند توزیع، در صورت عدم وصول (تایید) توسط دریافت کننده سند توزیع ؛ امکان ابطال سند و بازگشت کلیه موجودی کالای داخل سند توزیع به انبار مجازی شرکت وجود دارد. این امکان برای برخی از انواع توزیع (مانند تک نسخه ای/مطب ها /مراکز تصویر برداری/ حواله های اداره کل غیر از مراکز درمانی ) همیشه برقرار بوده و محدودیت 2 هفته ای ندارد.

2. ثبت مرجوعی از جانب صادر کننده سند فاکتور فقط برای نوع توزیع تک نسخه ای و مطب وجود داشته و برای مابقی انواع توزیع ، درخواست مرجوعی از جانب دریافت کننده سند حواله ثبت و برای صادر کننده ارسال خواهد شد. برای انواع توزیع تک نسخه ای و مطب ، در صورتی که قصد مرجوع نمودن بخشی از کالای یک سند را دارید لطفا به بخش مشاهده جزییات هر سند مراجعه نموده و لينک مرجوعی را انتخاب نمایید. با ثبت تعداد و دلیل مرجوع نمودن کالا ؛ آن را ذخیره کنید . به این ترتیب به تعداد مرجوعی به انبار مجازی شما بازگشت داده می شود.

3. در صورتی که سند در وضعیت عدم تایید سند توزیع توسط دریافت کننده باشد ؛ تعداد حواله شده برای تمام ردیف کالای موجود در سند ؛ به موجودی انبار شما بازگردانده شده است . در واقع بروزرسانی انبار مجازی در زمان عدم تایید سند توزیع توسط متقاضی اجرا می شود.