راهنمای درج GLN (محل انبارش كالا) در سامانه انبار مجازی تجهیزات پزشکی

فرم های جدید مرتبط با اظهار GLN توسط شرکت

فرم های ذیل در منوی اظهار – GLN در کارتابل تامین کننده در دسترس می باشد که هرکدام از فرم ها، در صفحات بعدی توضیح داده شده است:

١-٣- گزارش اظهارهای گمرکی (ترخیص) بارگذاری شده جدید

٢-٣ – ثبت GLN و مقدار (کالای) ورودی در هر GLN برای انبار مجازی تامین کنندگان

٣-٣ – ویرایش GLNهای ثبت شده

٤-٣- ثبت GLN و مقدار ورودی در هر GLN برای کد انبار مجازی جدید به صورت موردی

٥-٣- آرشیو GLNهای ثبت شده

شرح فرم های جدید و نحوه انجام آن:  

١-٣- فرم “گزارش اظهارهای گمرکی(ترخیص) بارگذاری شده جدید”

ابتدا از منوی توزیع کالای وارداتی/تولیدی—گزارشات—گزارش اظهارهای بارگذاری شده جدید(مطابق با تصویر ذیل)، نسبت به مشاهده مواردی که نیازمند درج GLN هستند اقدام نمایید.  

  سپس با اخذ خروجی اکسل در این فرم به ازای هر شماره اظهار گمرکی، نسبت به تکمیل GLN (محل انبارش کالا)  و تعداد کالا در آن انبار اقدام نمایید. در صورتیکه یک بچ نامبر در یک اظهار، در چند GLN انبار باشد، کافی است تا از رکورد مربوطه در اکسل کپی شده و GLN و تعداد کالا(مقدار ورودی) در هر GLN در سطح بچ نامبر خاص، مشخص شود . 

فرمت اکسل مطابق با تصویر ذیل میباشد .

شرکت باید برای هر ردیف انبار مجازی، یک GLN معرفی نماید. GLN هم باید حتما از لیست GLNهای معتبر شرکت (که نحوه اخذ آن در صفحه نخست ذکر شده است) باشد.

تعداد ورودی کالا به هر GLN در حالت پیش فرض میتواند برابر با تعداد موجودی باقی مانده در بچ/سریال نامبر باشد. ولی اگر شرکتی یک کد انبار مجازی را در بیش از یک GLN وارد میکند میبایست از ردیف مربوطه کپی بگیرد و براساس تقسیمبندی خود، GLN و تعداد ورودی کالا به هر GLN را درج کند .

طبیعی است که مجموع تعداد در GLNهای یک کد انبار مجازی نمیتواند بیش از مقدار موجودی باقی مانده در یک کد انبار مجازی باشد.

این موارد در زمان بارگذاری توسط سامانه نیز کنترل میشود .سپس فایل اکسل را با فرمت .xlsx ذخیره نمایید.  

همچنین در زمان تکمیل، فرمت ستون GLN در فایل را به Text تغییر دهید تا اطلاعات این ستون به درستی ذخیره شود. (موارد زرد رنگ موجود در شکل ذیل را تکمیل نمایید).

٢-٣- فرم “ثبت GLN و مقدار کالای ورودی در هر GLN برای انبار مجازی تامین کنندگان”

در این مرحله، وارد فرم (منوی توزیع کالای وارداتی/تولیدی—GLN—ثبت GLN و مقدار کالای ورودی در هر GLN برای انبار مجازی تامینکنندگان مطابق شکل ذیل شوید:

فایل اکسلی که در مرحله قبلی تکمیل شده است در این فرم بارگذاری نمایید. (خطاهای احتمالی در بارگذاری در انتهای این فایل موجود میباشد).

٣-٣- فرم “ویرایش GLNهای ثبت شده”

زمانیکه برای شماره اظهار گمرکی ،GLN ثبت شد و نیاز به جابهجایی یا تغییرات مقادیر موجودی مابین GLNها و یا حذف موارد اشتباه باشد از این فرم استفاده میشود. مطابق تصویر (منوی توزیع کالای وارداتی/تولیدی—GLN—ویرایش GLNهای ثبت شده)وارد صفحه ذیل شوید: 

 برای ویرایش ابتدا کد انبار مجازی را مطابق صفحه ذیل وارد نمایید و دکمه جستجو را کلیک کنید: 

در این فرم امکانات زیر دیده شده است: 

• تغییر و جابجایی مقادیر موجودی مابین GLN های موجود یک کد انبار مجازی:

در صورتیکه نیاز است تا موجودی بین انبارها جابجا شود، در فرم مقادیر را تغییر دهید و دکمه ذخیره را کلیک کنید .

دقت نمایید که مجموع موجودی انبارها نباید کمتر یا بیشتر از موجودی باقیمانده در این کد انبار مجازی باشد. 

• افزودن GLN و تخصیص موجودی وارده بهGLN های جدید:

در صورتیکه لازم است تا مقداری از کالاها به انبار دیگری منتقل شوند، مانند تصویر ذیل ابتدا GLN جدید را انتخاب نمایید و گزینه افزودن GLN جدید را کلیک نمایید. سپس موجودی کالا را برای انبار جدید (با توجه به در نظر گرفتن مجموع موجودی) وارد نموده (همزمان موجودی میبایست از انبار قبلی کسر شود) و دکمه ذخیره تغییرات را کلیک نمایید. 

• حذف اشتباهات در هنگام بارگذاری اکسل (در این بخش فقط مواردی که هنوز فاکتور فروشی برای آنها درج نشده است قابل حذف هستند).برای حذف ابتدا میبایست موجودی آن GLN را به GLN دیگری منتقل نمایید و موجودی کالای انبار مورد نظر را صفر نمایید. همچنین سند فروشی برای آن کالا وجود نداشته باشد. با این شرایط میتوانید گزینه حذف را کلیک نموده و سپس ذخیره تغییرات را کلیک کنید.

٤-٣- فرم “ثبت GLN و مقدار ورودی در هر GLN برای کد انبار مجازی جدید به صورت موردی” در صورتیکه پس از گذشت مدت زمانی از ساخت انبار مجازی برای یک شماره اظهار گمرکی و ثبت GLN برای آن، به هر دلیلی ،IRC و یا بچ/سریال نامبر جدیدی به اطلاعات اظهار گمرکی در سامانه سازمان غذا و دارو(TTAC) اضافه شود، قطعا در اولین بروزسانی توسط IMED، کد انبار مجازی در سطح بچ/سریال نامبر ایجاد خواهد شد. شرکت میتواند در این فرم نسبت به معرفی GLN ورودی برای کد انبار مجازی باقی مانده (مطابق با تصاویر ذیل) اقدام نماید. 

از منوی (منوی توزیع کالای وارداتی/تولیدی—GLN— ثبت GLN و مقدار ورودی در هر GLN برای کد انبار مجازی جدید به صورت موردی) وارد شوید:

ابتدا کد انبار مجازی را وارد و کلید جستجو را کلیک نمایید: 

ابتدا می بایست نوع انبار انتخاب شود ( تیک زده شود) سپس تعداد موجودی ورودی به GLN در فیلد آن ثبت شود. پس از آنکه تعداد موجودی را در GLN مربوطه وارد شد و دکمه ذخیره را کلیک نمایید. 

٥-٣- فرم “آرشیو GLNهای ثبت شده:”

از منوی (منوی توزیع کالای وارداتی/تولیدی—GLN— آرشیو GLNهای ثبت شده) وارد شوید: 

در این فرم لیست تمام بچ نامبر/سریالهای ترخیص شده که توسط شرکت(در مراحل قبلی) ،GLN ورودی آنها مشخص شده است نمایش داده میشود. مقدار ورودی  کالا به GLN و مقدار باقیمانده نیز برای هر آیتم مشخص میباشد.

توجه: شرکت همیشه میتواند جهت اطلاع از کد انبار مجازی به فرم در مسیر: منوی »توزیع کالای وارداتی و تولیدی«، زیر منوی »گزارشات« ، زیر منوی »موجودی انبار مجازی تامینکنندگان بچهای ترخیص شده« مراجعه نماید.

تغییرات در فرم ثبت سند توزیع (انبار مجازی): 

به طور کلی اگر بخواهیم تغییر اصلی را برای این فرم (انبار مجازی) نام ببریم این است که شرکت، بدون معرفی GLN (مطابق با مراحل بالا) امکان ثبت سند فروش نخواهد داشت (در صورتیکه انبار مجازی از تاریخ ابلاغ نامه (حدودا ابتدای سال ١٤٠٤) ایجاد شده باشد). ولی در صورتیکه انبار مجاری قبل از تاریخ ابلاغ نامه، ایجاد شده باشد، مانند گذشته میتواند GLN را انتخاب و تعداد را برای سند درج نماید.